Съборете стените

Най-консервативните офис наематели, адвокатските кантори започват да възприемат съвременните отворени пространства в работната си среда

В самостоятелни кабинети, в които размерът на прозореца и номерът на етажа указват кой кой е в йерархията, големите правни фирми изглеждат като от друг век, когато стане дума за начина на ползване на офис пространството.
С филми като "Фирмата" през 90-те или "Майкъл Клейтън" в последното десетилетие Холивуд дава своята дан за поддържането на имидж, за който днес се оказва, може би е на път да остане в миналото.

Адвокатите все повече предпочитат работата в стандартни отворени пространства на модерните офиси. Това се опитва да докаже изследване на глобалния консултант CB Richard Ellis.
Юристите са едни от най-желаните, най-скъпоплатените и най-скъпоплащащите наематели за бизнес сектора на недвижимите имоти. В професия, търгуваща с невидими знания и умения, от които зависят милиарди, един от начините да покажеш качеството на "стоката" си е да демонстрираш успех, например да си в най-скъпия офис в града.

Но използването на хартия в големи количества, самостоятелната работа и нуждата от опазване на поверителна информация са направили така, че правните кантори са едни от най-консервативните ползватели на офис площите. "В резултат на това сградите бяха доминирани от набор от оформени според статута офиси, подпомогнати от общи (площи за) услуги като библиотека или зали за срещи", пишат Сюзан Ленсин, Дигби Флауър и Ник Аксфорд, анализатори в лондонския офис на CBRE.
Доколкото тази представа все още до голяма степен отговаря на истината, тя е и демодирана, твърдят те. "Нашият анализ на 50 водещи британски правни кантори разкрива, че около 20% от тях са въвели напълно или значително отворената офис среда поне в част от портфейлите си (от имоти", пишат консултантите.
 
Ново пространство за нови бизнес практики
Една от движещите сили за промяната е преди всичко промяната в бизнес практиките благодарение на технологиите – по-гъвкавото работно време и работни места, както повечето екипна работа. Пол Мъри, управляващ партньор в кантората Beachcroft, която има над 800 адвоката, казва: "Все повече от нашите адвокати искат да работят гъвкаво." Според него новите офиси на фирмата подпомагат тази цел, като осигуряват споделени работни места. "С времето, докато все повече от нашите служители работят от разстояние, това пространство ще подкрепи нарастващия брой на тези, които идват в офиса главно за да си сътрудничат с колегите", добавя адвокатът.
 
Забързване
Увеличената скорост и природа на труда им увеличава напрежението върху ролите и местоположенията на професионалистите. Адвокатите все повече трябва да работят в екипи с разнообразни умения, отбелязват консултантите, за да осигурят по-организирани и взаимно свързани услуги, с по-голяма бързина, а често и отвъд националните граници. Заедно с това набира скорост и тенденцията за обединяването на различни професионални дисциплини в доставката на услуга за клиентите, която изисква повече съвместна работа. Сътрудничеството става от първостепенна важност както между компаниите, така и вътре в тях.
"Вече не ми се налага са вися пред вратите на хората. Чувствам се като част от екип, а не сам в стъклена кутия", казва стажант в кантората RPC.
 
Обвързване
Освен всичко друго привързаността към стените на офиса означава и по-малко гъвкавост при размествания, съкращения или разширявания. В CBRE отбелязват, че последните години – от дотком бума преди десетилетие до последната криза на капиталовите пазари и съпътствалите ги значителни промени в обемите и вида на търсените услуги, са донесли и големи изменения в броя на служителите в отделните сфери на юридическата практика. След като са се разширили агресивно, много от фирмите е трябвало също толкова агресивно да се свият. "И в двата случая това поставя под натиск "традиционния" модел на окупиране на офиса, на който му липсва гъвкавостта за ефективно справяне с промените."
Общият натиск за намаляване на разходите не подминава и адвокатските хонорари. Клиентите например започват да искат все повече прозрачност при ценообразуването, например фиксирани цени за услуги в определени области вместо почасово заплащане. Това окуражава юристите да подобряват производителността си и да мислят повече как структурират екипите за клиентите си по ценово най-ефективния начин за компанията.
 
Работата е дейност, не място
Подобно на други професии адвокатите прекарват по-малко време зад бюрото и повече – на други места. Според CBREне повече от половината работния ден минава в кабинета. Това предизвиква въпроса какви други площи трябва да бъдат осигурени, за да подобрят, вместо само да подпомагат съвременните делови практики.
Традициите също се променят. Днес все повече от навлизащите в професията юристи очакват от компаниите не само заплати, най-добрите клиенти и най-интересните задачи, а и среда на иновации, отвореност, гъвкавост и баланс между работа и личен живот. Те искат да взаимодействат с по-старшите си колеги и понякога културата на фирмата има значение при избора им на работодател.
Една правна кантора обявява пред начинаещите си служители: "Като стажант-адвокати в Shoosmiths ще бъдете добре дошли в отворена и приземена работна среда, където всеки в екипа сяда заедно с останалите без бариерата на частните офиси или затворените работни места."
Освен всичко останало техниката също благоприятства промените, като позволява на професионалистите да работят гъвкаво, в сътрудничество и ефективно. Както и в останалите области на бизнеса революцията в комуникационните и информационните технологии окуражава компаниите да намират начини да работят по-евтино и ефикасно. Прехвърлянето на част от бумащината, например предварителното проучване на големи обеми съдебна документация, към външни изпълнители или към по-евтините подразделения в чужбина. Това позволява на старши мениджмънта, който е по-скъп, да се фокусира върху това, за което клиентите наистина плащат: индивидуални способности, експертиза и стратегически поглед.
Докато тази тенденция при правните фирми влияе на дизайна и формите на новите помещения, все още далече не всички са тръгнали по същата пътека. Но пък могат да се намерят много причини да го направят. Кантората Eversheds например трябва да възприеме нова технология за климатизация поради загрижеността й за околната среда, а тя не може да се приложи в кабинетен офис. Това налага на фирмата да намери хибридно решение, но с голям дял на отворените пространства. Pinsent Mason се възползват от технологията, за да отидат една стъпка по-далеч в Шотландия: те въвеждат споделените работни места за адвокатите, на които се плаща на работа по конкретен казус. Това не става само във Великобритания. TozziniFreire, водеща фирма в Бразилия, въвежда отворения план на офиса в Сао Пауло. Той е проектиран така, че да отрази модерната и динамична бизнес култура, с която дружеството се налага на пазара.
 
"Това не е за нас...!"
Неизбежно е да има аргументи срещу работата в отворена среда. Загриженост създават шумът, липсата на усамотеност, намалената способност за извършване на поверителна работа и за концентрация, необходимостта за включване в спонтанни конферентни разговори и за наставляване на стажантите. Някои мениджъри се замислят, че ако не осигурят индивидуален офис, ще намалят привлекателността за работата и ще им е по-трудно да задържат част от персонала си.
Други избират хибридни решения, например запазват кабинетите за старши служителите. Или пък изграждат стените наполовина във височина, за да осигурят по-голямо усамотение, отколкото предполага напълно отвореното решение. Традиционните разпределения също могат да позволят по-голяма гъвкавост: модулни офиси, които се адаптират за ползване от един, двама или трима служители, като мярка срещу рязкото свиване на дейността в кризата.
Все пак анализаторите смятат, че има множество доказателства, че новата работна среда не пречи на задържането и привличането на служители, както и че старши адвокатите не са напуснали канторите си, напротив, останали са част от напредничавите и иновативни фирми, които ценят хората си и разнообразието от поколения. Ако новият подход към средата, стане по-скоро норма, отколкото изключение, хазяите им ще трябва да понесат тежестта на промяната. Правните фирми традиционно са значителна част от базата от наематели в много пазари и в същото време заемат площи, неподходящи за съвременни офиси. Предупреждението на CBRE: собствениците може да бъдат принудени да се заемат със значителни реконструкции или направо да строят наново, ако искат да останат привлекателни за този сектор от професионалните бизнес услуги.
И

Какво печелят наемателите? Компаниите, които възприемат отворените пространства в офиса се хвалят с няколко преимущества, някои от които са свързани с непосредствени и видими спестявания на разходи: -          способност да се намали нуждата от помощен персонал; -          по-ниски последващи разноски за оборудване, пренареждане и ремонти; -          стандартизация на офис обзавеждането; -          по-голяма способност и скорост при приспособяване на използваното място (и гъстотатата на служителите) във времета на особено високо или изключително ниско търсене, при ниски разходи. Още по-големи ползи има обаче в нематериалното влияние на новата работна среда: -          повече пряка комуникация; -          подобрен поток от информация и бързо учене; -          подобрена екипна работа, ефективност и производителност; -          увеличена работа между отделите и осъзнатост, с по-високи кръстосани продажби на услуги; -          намаляване на дублираната работа; -          повече равенство в достъпа до светлина и гледката; -          по-голяма удовлетвореност на персонала от работното пространство; -          възможност да се внедряват зелени политики, които да отразят ценностите на компаниите.

Въпросът не е само в разходите Смята се, че отворените пространства са ценово по-ефективни – няма преградни стени, които да "изяждат" от площта, има по-малко коридори и съответно повече естествено осветени части, постига се по-голяма гъстота на работните места. Но това невинаги е така. Липсата на отделни кабинети значи, че са необходими повече общи елементи както за индивидуалната, така и за груповата работа, като тихи стаи, места за почивка, повече помещения за срещи на етаж, зони за работа с клиенти. Нуждата от повече нови технологии също се добавя към началните разходи, свързани с гъвкавата работа, както и времето, прекарано в комуникации и програми за промяна на управлението, които трябва да осигурят гладък и ефективен преход. Според CBRE в повечето случаи преките спестявания от недвижимия имот не са крайната цел: фирмите се опитват да подобрят ефективността си по други начини, като обхванат всички ползи, които гъвкава работна среда им носи. Дългосрочните спестявания са в намаляването на разходите за премествания, когато екипите трябва да се пренареждат или растат.